Elektronik Fatura, kağıt formatta değil de dijital ortamda düzenlenen ve muhafaza edilen fatura türüdür. Geleneksel kağıt faturaların yerini alarak iş süreçlerini daha hızlı ve verimli hale getirmeyi amaçlar. Elektronik Fatura, işletmeler arasında veya işletme ile müşteri arasındaki ticari belgelerin dijital olarak oluşturulmasını, iletilmesini ve saklanmasını sağlar.

Elektronik Fatura'nın çalışma prensibi şu adımları içerir:

Fatura Oluşturma: İşletme, ürün veya hizmet satışı gerçekleştirdiğinde, bu işlemi temsil eden dijital bir fatura oluşturur. Fatura, belirli standartlara ve vergi kurallarına uygun olarak düzenlenir.

Elektronik İmza ve Güvenlik: Elektronik Fatura, güvenliği sağlamak adına dijital imza ve şifreleme yöntemleriyle korunur. Bu, faturanın bütünlüğünü ve doğruluğunu sağlar.

Müşteriye İletme: Oluşturulan elektronik fatura, müşteriye dijital ortamda iletilir. Bu genellikle e-posta, online portal veya özel bir elektronik fatura sistemleri aracılığıyla yapılabilir.

Muhafaza ve Arşivleme: Elektronik Fatura, dijital olarak saklanır ve muhafaza edilir. Bu, kağıt faturalardan farklı olarak fiziksel depolama alanına ihtiyaç duyulmaksızın belgelerin arşivlenmesini kolaylaştırır.

Vergi Uyumluluğu: Elektronik Fatura, genellikle vergi mevzuatına uyumlu olacak şekilde tasarlanır. Vergi otoritelerine gerektiğinde dijital olarak sunulabilir.

Elektronik Fatura, iş süreçlerini hızlandırır, kağıt israfını azaltır, insan hatalarını en aza indirir ve çevresel etkileri azaltarak sürdürülebilir bir çözüm sunar. Ülkeler arasında farklı standartlar ve uygulamalar olabilir, bu nedenle işletmeler elektronik fatura sistemini kullanmadan önce ilgili vergi mevzuatına uyumlu olduklarından emin olmalıdır.

E-Fatura ve E-Arşiv, elektronik belge yönetimi ve fatura süreçleriyle ilgili iki farklı kavramdır. İşte bu iki kavramın temel farkları:

E-Fatura:

E-fatura, vergi mevzuatına uygun elektronik bir belgedir ve kağıt fatura yerine kullanılır. E-fatura, düzenlenen faturaların dijital bir format içinde saklanmasını sağlar ve işletmeler arasındaki ticari ilişkileri elektronik ortamda yönetmeyi amaçlar.

E-fatura, genellikle belirli ciroya veya sektöre sahip işletmeler için zorunlu hale getirilmiş olabilir.

E-Arşiv:

E-Arşiv, e-fatura ile benzer bir amaca hizmet eder ancak vergi mevzuatına uygun bir zorunluluk olmayabilir. E-Arşiv, işletmelerin yüksek hacimli belge akışını yönetmelerine ve ticari belgeleri elektronik ortamda saklamalarına olanak tanır.E-Arşiv, genellikle belirli bir e-fatura zorunluluğu olmayan işletmeler tarafından da tercih edilebilir. Bu, işletmelerin belgelerini düzenli ve erişilebilir bir şekilde saklamak istemelerinden kaynaklanabilir.

Sonuç olarak, e-fatura genellikle vergi mevzuatına tabi olarak kullanılan bir elektronik fatura çözümüdür, ancak e-arşiv daha genel bir belge yönetimi amacına hizmet eder ve vergi mevzuatına tabi olma zorunluluğu yoktur. İşletmeler, bulundukları ülkedeki yasal düzenlemelere uygun olarak bu sistemleri seçebilirler.